Os gastos relacionados com os trabalhadores da empresa, nomeadamente os referentes a deslocações e estadas e a despesas de representação têm enquadramentos fiscais distintos, estando uns sujeitos a tributação autónoma e outros a retenção de IRS, se ultrapassados certos limites.

A perfeita identificação das despesas de representação e das despesas com deslocações e estadas é essencial para o seu correcto enquadramento contabilístico e fiscal, indispensável à redução do risco de não aceitação como gastos do exercício, pelo fisco.

Definições:

Deslocações e estadas

São as despesas com transportes, estadias e refeições, suportadas com os trabalhadores dependentes da empresa, relativas às deslocações destes para fora do local de trabalho, mediante a apresentação de um documento comprovativo.

Este tipo de despesa compreende os gastos de alojamento e de viagem (hotel, avião e comboio) e de alimentação (restaurantes, pastelarias, etc..), efectuados por trabalhadores da empresa, ao serviço da mesma, fora do local de trabalho.

O trabalhador dependente que apresente despesas de Deslocações e Estadas  deve escrever no verso do documento de suporte (Factura, Factura/Recibo, Recibo) o seu nome e a  justificação da deslocação (por exemplo, o cliente onde se deslocou e o motivo da deslocação).

Ao trabalhador dependente que apresente uma despesa de alimentação, referente a Deslocações e Estadas, deverá ser descontado o subsídio de alimentação do mesmo dia.Quando a despesa de alimentação for inferior ao subsídio de alimentação, o trabalhador  tem o direito a receber esse valor, adicionado da parte do subsídio de alimentação necessária para perfazer o valor do subsídio diário (actualmente de 5,12 €).

Caso não se pretenda descontar ao trabalhador dependente o subsídio de alimentação, então este será considerado como remuneração  e, como tal, ficará sujeito às retenções habituais, para efeitos de IRS e de Segurança Social. 

Despesas de representação

São as despesas referentes aos gastos com recepções, refeições, viagens, passeios e espectáculos oferecidos no país ou no estrangeiro a clientes, a fornecedores ou, ainda, a quaisquer outras pessoas, ou entidades.

As despesas de representação são, basicamente, todas as despesas efectuadas em representação da empresa junto de terceiros.

Também aqui se sugere que, no verso do documento, sejam identificados os funcionários, bem como os clientes ou outros terceiros beneficiários das despesas efectuadas, bem como o justificativo da mesma.

Ao subsídio de alimentação do trabalhador dependente que apresentar despesas de representação aplicam-se as regras descritas para das despesas de deslocação e estadas.

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